Prisjämförelser för företag: så räknar du på total kostnad

Priset är bara startpunkten – därför blir låga offerter ofta dyra

Två offerter kan vara identiska på första sidan men skilja sig rejält när alla kostnader räknas samman. Avtalspriset är sällan samma som totalkostnaden över tid – och totalkostnaden avgör om affären var bra.

En anställd är ett tydligt exempel. Enligt Verksamt, myndigheternas guide för dig som startar och driver företag, består kostnaden av lön plus semestertillägg, försäkringskostnader, särskild löneskatt och arbetsgivaravgifter. Företagarnas kalkylverktyg tar också med arbetsgivaravgifter, semesterlön och pension – och påpekar att andra kostnader kan tillkomma utanför beräkningen.

Samma logik gäller system och tjänster. Ett affärssystem är en investering som kräver tid och resurser att införa, och ett komplext system kostar mer än ett grundläggande. Månadspriset i en prislista säger därför inget om vad införande, utbildning och drift landar på.

Prisjämförelse handlar om att ställa leverantörer och interna alternativ mot varandra på samma ekonomiska grund: samma kostnadsposter, samma tidsperiod och samma antaganden om volymer och bemanning. Först då syns vilket alternativ som är billigast – och vilket som blir dyrast i längden.

Bygg en enkel kostnadsmodell för jämförelsen

En modell som fungerar för de flesta inköp delar upp kostnaderna i fem grupper:

1. Direkta kostnader – det du betalar för själva varan eller tjänsten, till exempel lön eller månadsavgift. 2) Engångskostnader – start, implementation, installation, uppsättning, utbildning och migrering av data. 3) Löpande kostnader – drift, support, licenser, förbrukning, försäkringar och avgifter som återkommer varje månad eller år. 4) Intern tid – den arbetstid dina egna medarbetare lägger på att upphandla, införa, lära sig och sköta lösningen. 5) Risk – kostnaden för att något går fel: felaktiga fakturor, utebliven leverans, inlåsning i ett system eller en tvist om villkoren.

För affärssystem och liknande verktyg är behovslistan grunden. Rådet i jämförelsematerialet är att börja med en kravspecifikation: vilken typ av verksamhet ni är, vilka affärsprocesser ni har och vilka funktioner som är viktiga – ekonomi, inköp, lagerhantering, försäljning, personalhantering, kundrelationer eller specialfunktioner för exempelvis projektledning. Har ni inget lager behöver ni ingen lagermodul, och då ska den inte betalas.

För personal är listan kortare men lika avgörande: lön, semesterlön eller semestertillägg, arbetsgivaravgifter, tjänstepension, försäkringar och särskild löneskatt. Lägg till utbildning, sjuklön och semesterlönegrundande frånvaro samt de förmåner ni kommit överens om i anställningsavtalet.

Sätt en budgetram innan du tittar på enskilda leverantörer och bestäm vilken tidsperiod modellen ska täcka. Ett år räcker sällan för att fånga engångskostnader och inlärning; en längre horisont jämnar ut dem över fler månader.

Så räknar du på personalkostnader när du jämför alternativ

Steg 1 – Lön. Utgå från bruttolönen, eftersom semesterlön och sociala avgifter beräknas på lön före skatt. Lönenivån påverkas av yrke, bransch, efterfrågan samt erfarenhet och kunskap.

Steg 2 – Semesterlön. Alla anställda har rätt till semesterlön enligt semesterlagen. Vid fast månadslön gäller sammalöneregeln: utöver månadslönen får den anställde ett semestertillägg per betald semesterdag. Enligt lagen ska tillägget vara 0,43 procent av månadslönen per semesterdag, medan kollektivavtal eller enskilda avtal ofta anger 0,8 procent per semesterdag. Vid timlön och andra rörliga lönedelar används procentregeln, och om minst 10 procent av lönen är rörlig måste semesterlönen beräknas enligt procentregeln. PwC:s genomgång: semesterlön beräknas på semesterlönegrundande lön med 12 procent, och i bolag med kollektivavtal är semestertillägget i praktiken 0,8 procent av månadslönen multiplicerat med antalet uttagna semesterdagar. Företagarnas verktyg använder procentregeln och lägger på 0,48 procent av månadslönen för varje semesterdag den anställde har rätt till utöver 25. Kontrollera vilken regel och vilket avtal som gäller för er – beräkningen kan se olika ut om företaget är bundet av kollektivavtal.

Steg 3 – Arbetsgivaravgifter. Enligt PwC är arbetsgivaravgifterna 31,42 procent för personer födda 1958 och senare, och 10,21 procent för personer födda mellan 1938 och 1957. Avgiften beräknas på lön inklusive semesterlön. Födelsedatum kan påverka arbetsgivaravgiften även i kalkylverktygen.

Steg 4 – Tjänstepension och avtalsförsäkringar. Finns kollektivavtal gäller reglerna för avtalsförsäkringar, och kollektivavtalade pensionsplaner inom privat sektor erbjuds vanligen från 22 eller 25 års ålder. PwC räknar i sitt exempel med 4,5 procent upp till 47 625 kronor (7,5 inkomstbasbelopp år 2024 dividerat med 12 månader) och 30 procent på lönedelar därutöver, plus 1 procent för sjuk- och efterlevandeskydd. I kollektivavtal kan dessutom Flexpension tillkomma med upp till ett par procent av månadslönen. Utan kollektivavtal kan företaget teckna egna avtal för försäkringar och pension. Fortnox kalkylator använder i stället en schablon på 5 procent för försäkringskostnaden.

Steg 5 – Särskild löneskatt. På pensionskostnaden betalar arbetsgivaren särskild löneskatt på 24,26 procent enligt PwC. Fortnox kalkylator utgår från 4,5 procent av den totala lönesumman som grund för särskild löneskatt.

Steg 6 – Övriga poster. Utbildning och andra personalkostnader tillkommer, liksom sjuklön och semesterlönegrundande frånvaro. Andra omkostnader för företaget, som lokalhyra och arbetsmaterial, påverkas också men ligger utanför själva personalkalkylen.

Ett räkneexempel från PwC: en anställd född 1979 eller senare, med kollektivavtal, 30 000 kronor i månadslön och 30 semesterdagar ger lön 30 000 kronor, semesterlön 600 kronor, arbetsgivaravgifter (30 600 kronor × 31,42 procent) 9 615 kronor, tjänstepension och trygghetsförsäkring (30 600 kronor × 5,5 procent) 1 683 kronor och särskild löneskatt (30 600 kronor × 5,5 procent × 24,26 procent) 408 kronor – tillsammans cirka 42 300 kronor i månaden. Observera att detta är PwC:s exempelberäkning, inte en generell sanning för alla anställningar.

När du jämför att anställa, anlita konsult eller köpa in tjänsten ska alla tre alternativen bära samma poster. Räkna in intern tid för upplärning, arbetsledning, administration och frånvaro. Är alternativet en konsult eller leverantör hamnar motsvarande belopp i stället i fakturan och avtalet – men bara om du får dem specificerade. Fråga efter dem, så att du jämför total kostnad och inte timpris.

Total kostnad per anställd – jämförelse mellan modeller

Nyckelstatistik för anställning – enligt svenska källor

Alternativ: anställa vs. anlita konsult vs. köpa tjänst

Jämför system och tjänster över hela livscykeln

För affärssystem och liknande tjänster bör bedömningen göras på funktioner, inte på månadspris. Materialet om affärssystem i Sverige beskriver systemen som en digital plattform som samordnar processer och ger en helhetsbild för planering och datadrivna beslut, och innehållet skiljer sig beroende på användarens behov.

Följande punkter bör ingå när du ställer leverantörer mot varandra:

Funktioner – utgå från kravspecifikationen och bocka av vilka behov som täcks och vilka moduler som kostar extra. Implementation – hur mycket tid och resurser införandet tar, vem som ansvarar och vad som ingår. Utbildning – hur personalen lär sig systemet och vad utbildningen kostar i pengar och arbetstid. Support – vad som ingår, svarstider och kostnad för ärenden utanför avtalet. Avtalstid och uppsägning – bindningstid, uppsägningstid och vad som händer vid förtida avslut. Skalbarhet – hur lösningen fungerar när ni växer eller ändrar verksamhet.

Lägg också in framtidsperspektivet. Rådet i jämförelsematerialet är att blicka framåt vid investeringar i nya system och fråga sig hur företaget ser ut om två, fem eller tio år. Målet är att hitta rätt system från början, eftersom det alltid innebär kostnader och risker att byta ut stora system. Ett system som fungerar både nu och senare är därför klokt att satsa på, även om ett enklare system är billigare i dag.

Sätt upp jämförelsen som en livscykelkalkyl: engångskostnader för start och utbildning, löpande avgifter, intern tid under införandet och de första årens drift, samt en post för vad ett framtida systembyte skulle kosta. Då syns skillnaden mellan ett lågt ingångspris och en hög totalkostnad.

Läs villkoren och räkna in extraavgifter

Konsumentverket ger vägledning för den som är osäker på ett företag, och punkterna fungerar som checklista även när ett företag köper in varor eller tjänster. Myndigheten rekommenderar att man tar reda på totalpris och villkor för leverans och betalning innan man handlar.

Inför ett köp bör du kontrollera att avtalsvillkoren svarar på: hur och när varan eller tjänsten levereras, hur du ångrar köpet, vad du kan göra om det är fel på det du köpt, och om det tillkommer extra kostnader. I villkoren brukar det även stå hur du kan betala och hur frakten går till.

Gå igenom leverans, betalning, frakt, support, uppsägning och tilläggsposter som kan dyka upp senare. Fråga skriftligt vad som ligger utanför priset: tillkommer kostnad för frakt eller leverans, kostar supporten extra utanför avtalet, höjs avgiften vid avtalsförnyelse, och vilka kostnader uppstår om ni vill avsluta i förtid.

Om det finns ett pris är det värt att be om hela priset i en och samma specifikation i stället för flera bilagor. Då syns också om ett tillägg är en engångskostnad eller återkommer varje månad.

Konsumentverkets vägledning riktar sig till konsumenter, men den kan ändå fungera som checklista även vid företagsinköp. Läs villkoren noggrant och få det ni kommit överens om skriftligt innan ordern läggs.

Kontrollera leverantören innan du lägger ordern

Svensk Handel har en varningslista med företag som riktar felaktiga krav mot andra företag, ofta kallat fakturabedrägerier. Listan är sökbar, och anmälan till listan görs via mejl till [email protected]. Där finns också stödmaterial för den som fått en bluffaktura, bland annat om fakturan lämnats till inkasso eller Kronofogden och om ärenden som går vidare till tingsrätten. Kontrollera därför leverantörens namn i varningslistan innan du beställer.

Konsumentverket rekommenderar att man söker på nätet efter företaget och läser vad andra skriver, gärna recensioner på flera ställen och inte bara omdömen på företagets egen webbplats. Om ett företag visar recensioner på sin webbplats ska det enligt lag berätta om det kontrollerar att recensionerna är äkta och förklara hur det säkerställer att omdömena kommer från riktiga kunder – men alla följer inte reglerna.

Vidare kan du söka efter anmälningar i Konsumentverkets diarium för att se om andra anmält företaget. En anmälan behöver inte betyda att företaget brutit mot några regler. Är det ett svenskt företag kan du jämföra Skatteverkets uppgifter med de uppgifter du fått om företaget via Skatteverkets e-tjänst.

Kontrollera att företaget har tydliga kontaktuppgifter. Det bör finnas telefonnummer, adress, mejladress och organisationsnummer. Saknas uppgifter vet du inte vem du handlar av eller hur du får kontakt om något går fel, och om det bara finns ett kontaktformulär kan det vara ett tecken på att företaget inte är seriöst. Prova gärna att ringa för att se hur lätt de är att nå.

Det här är inte formalia utan totalkostnad. En felaktig faktura som betalas, eller en tjänst som aldrig levereras, är en kostnad – och den kommer ovanpå priset i offerten. En timme på kontroll före ordern är billig jämfört med att reda ut en tvist efteråt.

Räkneexempel: ställ tre alternativ sida vid sida

Använd samma mall för alla alternativ och fyll i era egna siffror. Raderna är desamma oavsett om du jämför personalkostnader eller system: direkta kostnader, engångskostnader, löpande kostnader, intern tid, utbildning och risk.

Personalexemplet (byggt på PwC:s exempelberäkning för en anställd född 1979 eller senare, med kollektivavtal, 30 000 kronor i månadslön och 30 semesterdagar) visar hur en kolumn kan fyllas: lön 30 000 kr, semesterlön 600 kr, arbetsgivaravgifter 9 615 kr, tjänstepension och trygghetsförsäkring 1 683 kr, särskild löneskatt 408 kr. Lägg till det PwC inte räknat med i exemplet: utbildning, sjuklön, frånvaro och eventuella avtalade förmåner. Summera månadskostnaden och multiplicera med den period du jämför. Gör sedan samma kolumn för alternativet konsult eller köpt tjänst och lägg in deras fakturerade belopp samt den interna tid som ändå krävs för styrning och uppföljning.

Systemexemplet fylls i med samma struktur men med era egna avtalsuppgifter: engångskostnader för implementation och migrering, löpande avgift per månad eller år, kostnad för utbildning av användare, kostnad för support utanför avtalet, intern tid under införandet och en uppskattning av risken för framtida systembyte. Sättet att hitta rätt system är enligt jämförelsematerialet att utgå från kravspecifikation, funktionslista och budget, och att titta på hur företaget ser ut om två, fem eller tio år.

Lägg ingen egen siffra på det som är okänt. Lämna raden tom och skriv vad som behöver tas reda på i stället – till exempel om supporten ingår eller om uppsägningstiden binder er. En ofylld rad är ett ärligare underlag än en gissning.

Räkna alltid om till samma enhet: total kostnad för hela perioden, inte kostnad per månad, när alternativen har olika lång bindningstid. Det är först då engångskostnader och interna timmar slår igenom på riktigt.

Så väljer du rätt – inte bara billigast

Jämför total kostnad över en tillräckligt lång period, så att engångskostnader och inlärning hinner fördelas över tid. Korta perioder gynnar systematiskt de alternativ som har låg startkostnad men hög löpande kostnad.

Väg in kvalitet, support, avtalsvillkor och risk i samma beslut som priset. Ett system som måste bytas ut inom några år innebär kostnader och risker, och en leverantör som inte går att nå när något går fel blir dyr även om tjänsten var billig.

Prioritera lösningar som passar företagets framtida behov, inte bara dagens. Fråga hur alternativet fungerar om två, fem eller tio år, och om det går att skala upp utan att byta plattform.

Checklista inför nästa prisjämförelse:

1. Skriv en behovs- eller kravspecifikation innan du tar in offerter. 2) Dela upp varje offert i direkta kostnader, engångskostnader, löpande kostnader, intern tid och risk. 3) Kontrollera vilka avgifter och skatter som tillkommer utanför priset. 4) Läs avtalsvillkoren om leverans, betalning, frakt, support, uppsägning och extra tillägg. 5) Kontrollera leverantörens kontaktuppgifter, organisationsnummer och eventuell förekomst i Svensk Handels varningslista, och sök omdömen och anmälningar. 6) Räkna om alla alternativ till total kostnad för samma period. 7) Bestäm i förväg vilka egenskaper som är avgörande för verksamheten, så att valet inte bara styrs av den lägsta summan i ruta ett.