Så räknar du ut totalkostnad för en leverantör

Varför totalkostnad – inte bara inköpspriset

Fakturapriset är bara en del av vad inköpet kostar. I redovisningen motsvaras merkostnaderna av kostnad för sålda varor (KSV): råvaror, direkt arbetskraft, direkta produktionsomkostnader samt frakt- och transportkostnader – utgifter som är direkt kopplade till att producera eller köpa in de varor företaget säljer. Leverantörsfakturan täcker sällan hela den kedjan, och internt arbete med order, mottagning, avvikelser och lager syns inte alls i priset.

KSV dras från intäkterna och används för att räkna fram bruttovinsten. Den är dessutom avdragsgill och minskar den beskattningsbara inkomsten, styr vilket pris du kan sätta utan att marginalen krymper, avslöjar om lagret är för stort eller för litet och ligger till grund för prognoser och budgetbeslut. En leverantörsbedömning som stannar vid faktorapriset hoppar alltså över de poster som avgör om affären är lönsam.

Volymerna gör skillnaden betydande. Offentlig upphandling i Sverige omsätter årligen över 900 miljarder kronor, omkring 18 procent av Sveriges BNP, och under 2022 annonserades drygt 17 000 upphandlingar. LOU, LUF och LUK styr hur upphandlande organisationer ska agera fram till att ett kontrakt tilldelas; när avtalet väl är undertecknat är det i stället avtalets utformning som reglerar parterna. Kostnadsuppföljningen blir därför en avtalsfråga, inte en upphandlingsfråga.

Dela upp kostnaderna i direkta och indirekta

Direkta kostnader förs direkt till en viss prestation eller kostnadsbärare, utan att någon schablon eller fördelningsnyckel behöver användas. Typiska exempel är direkt lön med tillhörande sociala kostnader och resor för de personer som arbetar direkt med det som köps in eller produceras. I en leverantörskalkyl hamnar varupriset, frakt och transport samt direkta produktionsomkostnader här.

Indirekta kostnader är gemensamma för flera produkter eller tjänster, exempelvis lokaler, ledning och administrativa funktioner. De kan inte hänföras till en enskild leverantör utan fördelas med en så kallad fördelningsnyckel – till exempel arbetstid, lönekostnad eller årsarbetskrafter. Fördelningen är en modell, inte ett facit, och det är nyckeln som avgör hur stor andel av lokalhyran och administrationen varje leverantör får bära.

Vad som räknas som direkt respektive indirekt kostnad varierar mellan organisationer. Det avgörande är att samma princip används konsekvent mellan leverantörer och över tid – annars jämför du kalkyler byggda på olika grunder.

Samla underlag per leverantör

Utgå från leverantörsreskontran och fakturorna. En enklare inköpsanalys, utan kategorisering av kostnaderna, ger grundläggande nyckeltal: hur mycket organisationen köper för totalt, antal leverantörer, antal fakturor, hur mycket respektive leverantör fakturerat samt vilka de största leverantörerna och de stora beställarna är.

Nyckeltalen bygger på att data samlas in och tvättas innan de summeras. Ta bort dubbelposter, rätta kreditnotor och särredovisa engångskostnader som inte hör till den löpande leveransrelationen – annars snedvrids både belopp per leverantör och jämförelsen mellan perioder.

Koppla underlaget till bokföringen: bokföringsskyldigheten innebär att löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning (huvudbok), och att det finns verifikationer för alla bokföringsposter. En verifikation ska enligt bokföringslagen bland annat innehålla uppgift om datum och vem fakturan är ställd till, vilket gör fakturan till den naturliga källan när du bygger kalkylen per leverantör.

Bygg en självkostnadskalkyl per leverantör

En självkostnadskalkyl fångar upp alla kostnader som direkt eller indirekt kan föras till varan eller tjänsten. Ska kalkylen användas för prissättning eller för att jämföra leverantörer är utgångspunkten den långsiktiga självkostnaden, inte en enskild månads utfall. Vid full kostnadstäckning ska intäkterna täcka hela självkostnaden sett över några års sikt.

Arbetet sker i fyra steg. Först summeras de direkta kostnaderna per leverantör: varupris enligt faktura, frakt och transport, direkta produktionsomkostnader samt direkt lön med sociala kostnader. Därefter väljs fördelningsnyckel – arbetstid, lönekostnad eller årsarbetskrafter. Sedan beräknas det indirekta påslaget genom att de gemensamma kostnaderna (lokaler, ledning, administration) fördelas med nyckeln. Slutligen summeras direkta och indirekta kostnader till en totalkostnad per leverantör.

Nyckelvalet får direkta konsekvenser. Med arbetstid som nyckel bär den leverantör som binder mest tid den största andelen av de indirekta kostnaderna; med lönekostnad som nyckel väger dyrare resurser tyngre; med årsarbetskrafter jämnas skillnader i arbetstid ut. Bestäm nyckeln utifrån vilken resurs som faktiskt driver de gemensamma kostnaderna hos dig, och behåll den oförändrad mellan jämförelser.

Räkna med den kostsamma svansen

Leverantörer som fakturerar mindre summor kräver ofta oproportionerligt höga omkostnader. Har organisationen för många leverantörer som administreras i leverantörsreskontran för låga inköpsbelopp innebär det enligt Upphandlingsmyndigheten ofta stora omkostnader. Varje sådan leverantör kräver avtalshantering, fakturahantering, leveransbevakning och avstämning, medan inköpsvärdet är litet.

Nyckeltalen antal fakturor och fakturerat belopp per leverantör synliggör svansen. Multiplicera antalet fakturor från en leverantör med er interna tid per faktura, så får du ett mått på hanteringskostnaden som kan ställas mot inköpsbeloppet.

Åtgärden är konsolidering: styra inköpen för de mindre beloppen till upphandlade eller utvalda leverantörer. Upphandlingsmyndigheten beskriver det som att kapa den kostsamma svansen, och den enklare analysen kan också användas för att följa upp att det finns avtal för köp som överstiger direktupphandlingsgränsen och att interna riktlinjer följs.

Räkneexempel: från fakturapris till totalkostnad

Ställ upp totalkostnaden per enhet så här: totalkostnad = varupris enligt faktura + frakt och transport per enhet + direkta produktionsomkostnader per enhet + direkt lön per enhet + indirekt påslag per enhet. Det indirekta påslaget beräknas genom att de gemensamma kostnaderna fördelas med din fördelningsnyckel och slås ut per enhet.

Jämför två leverantörer med samma varupris men olika kostnadsbild. Leverantör A levererar i fulla partier med en frakt per sändning; leverantör B levererar oftare, i mindre partier, vilket ger fler frakttillfällen och fler fakturor. B får då högre frakt- och transportkostnad per enhet, fler fakturor att hantera och mer internt arbete med mottagning och avstämning. Om arbetstid används som fördelningsnyckel får B ett större indirekt påslag än A, eftersom B binder mer tid per inköpt värde.

Visa hur nyckeln påverkar resultatet genom att räkna samma två leverantörer med arbetstid, lönekostnad respektive årsarbetskrafter som fördelning. Den leverantör som kräver dubbelt så mycket arbetstid får med arbetstid som nyckel dubbelt så stort påslag, medan skillnaden blir mindre om årsarbetskrafter används. Räkna alltid om till samma enhet – per styck, per order eller per år – och samma period, så att en leverantör med lägre faktorapris men högre frakt, fler leveranser och mer administration syns som den dyrare affären.

Dokumentera och följ upp kalkylen

Varje kostnad i kalkylen bör kunna styrkas med faktura eller annat underlag. Bokföringsskyldigheten innebär att det ska finnas verifikationer för alla bokföringsposter och att räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år. Tänk på att även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation.

Bokföringsnämndens vägledning för bokföring innehåller regler om löpande bokföring, tidpunkten för bokföring, verifikationer, gemensam verifikation, arkivering, systemdokumentation och behandlingshistorik, och ska tillämpas av alla fysiska och juridiska personer som är bokföringsskyldiga. Vägledningarna K3 och K2 reglerar årsredovisningen – K3 är huvudalternativet för icke noterade företag, medan många mindre företag kan tillämpa det förenklade K2-regelverket i stället.

Kommuner och regioner är bokföringsskyldiga enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning och ska upprätta årsredovisning varje räkenskapsår. Där definieras verifikation som de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen, och bokföringen ska fullgöras enligt god redovisningssed.

För uppföljningen: bestäm fördelningsnyckel och periodindelning en gång, dokumentera dem tillsammans med kalkylen och uppdatera underlaget när fraktvillkor, leveransfrekvens eller avtal ändras. Då går totalkostnaden att jämföra både mellan leverantörer och över tid.

Fallgropar att undvika

Att jämföra leverantörer enbart på pris. Faktorapriset fångar inte frakt och transport, direkta produktionsomkostnader eller direkt lön, och säger ingenting om hur mycket eget arbete leverantören kräver. Lägre pris kan därför ge högre totalkostnad.

Att blanda ihop kostnad för sålda varor med full totalkostnad. KSV omfattar endast utgifter som är direkt relaterade till produktion eller inköp av de varor företaget säljer. Indirekta kostnader som lokaler, ledning och administrativa funktioner ligger utanför KSV och måste läggas till separat om kalkylen ska visa totalkostnaden.

Att använda en för grov fördelningsnyckel. En nyckel som inte speglar hur resursen faktiskt förbrukas trycker in samma påslag på leverantörer med helt olika resursbehov och gör jämförelsen missvisande. Välj nyckel efter vad som driver de gemensamma kostnaderna och var beredd att motivera valet.

Att missa löpande kostnader. Frakt- och transportkostnader och lagerutrymme för lager är återkommande poster, liksom hur lagervärderingen påverkar KSV. Lämnas de utanför kalkylen ser en leverantör billigare ut än den är.

Så använder du totalkostnaden i beslut

Kalkylen ger fyra beslutsunderlag. Vid leverantörsval jämför du totalkostnad per enhet eller per order i stället för faktorapris. Vid prissättning utgår du från KSV och det påslag som krävs för att täcka även de indirekta kostnaderna, eftersom ett för högt KSV i förhållande till försäljningspriset krymper marginalen. I budgeten används KSV för att prognostisera utgifter och fatta budgetbeslut. I uppföljningen används nyckeltalen total inköpsvolym, antal leverantörer och antal fakturor för att se om inköpsprocesserna behöver effektiviseras.

I avgiftsbelagd och offentlig verksamhet är den långsiktiga självkostnaden utgångspunkten för beräkningen, och vid full kostnadstäckning ska intäkterna täcka hela självkostnaden sett över några års sikt. Där blir kalkylen inte bara ett internt styrmedel utan också ett underlag för att visa att priset motsvarar kostnaderna.

Följ totalkostnaden över tid med samma fördelningsnyckel och samma periodindelning, så att förändringar i frakt, leveransfrekvens, antal fakturor och leverantörsantal syns som rörelser i kalkylen och inte som brus. Det är skillnaden mellan en enskild prisjämförelse och ett underlag som håller för beslut om leverantörsval, prissättning och budget.