Så bygger du en jämförelsetabell för leverantörer

Syfte: gör leverantörsbedömningen jämförbar och beslutsbar

En jämförelsetabell fungerar när varje leverantör bedöms mot samma kriterier och samma typ av underlag. Då samlas skillnaderna i cellerna i stället för i spridda mejl och minnesanteckningar, och bedömningen kan leda till godkännande eller avvisning. En fullständig checklista för leverantörsbedömning brukar täcka fem huvudkategorier: finansiell stabilitet, kvalitets- och processledning, IT-säkerhet och dataskydd, leveransförmåga samt hållbarhet och socialt ansvar. De ger en systematisk bild av om leverantören uppfyller den egna organisationens krav.

En cell utan dokumenterat underlag är inte ett godkännande. Bestäm därför i förväg att varje cell ska innehålla antingen verifierat underlag, en hänvisning till varför underlaget saknas eller statusen ”ej bedömd”. Då håller tabellen både vid första beslutet och när någon senare ifrågasätter varför en leverantör valdes eller valdes bort.

Checklista för leverantörsbedömning – fyra steg

Utgå från bedömningens kriterieområden

Bygg kolumnerna kring de områden en strukturerad bedömning brukar omfatta och fyll dem med samma innehåll oavsett leverantör. Finansiell stabilitet: soliditet, likviditet, vinstmarginal och skulder hos Kronofogden. Kvalitetssystem: certifieringar som ISO 9001, IP Livsmedel och processdokumentation. IT-säkerhet och dataskydd: informationssäkerhetsrutiner, ISO 27001 och personuppgiftsbiträdesavtal. Leveransförmåga: historik av leveransprecision och hantering av avvikelser. Hållbarhet: miljöledning enligt ISO 14001, socialt ansvar och uppförandekod. Juridisk efterlevnad: skatteregistreringar, F-skatt och avtalsmässiga villkor. Exit-strategi: utträdeskostnader, dataportabilitet och uppsägningsklausuler.

Standarden IP Livsmedel 2024:1 är ett vedertaget svenskt ramverk för leverantörsbedömningar i livsmedelssektorn. Den ger en strukturerad mall för hur bedömningen ska dokumenteras och vilka krav som ska ställas på leverantören. Principerna går att överföra till andra branscher, så mallen kan användas som referens även utanför livsmedelskedjan – till exempel för att bestämma vilka kolumner som ska finnas och vilka krav som ska dokumenteras per cell.

Vid upphandling enligt LOU eller LUF påverkar regelverket vilka krav ni får ställa. Över tröskelvärdena finns detaljerade bestämmelser i upphandlingslagarna om hur krav på miljöledningssystem eller miljöledningsstandard ska utformas.

Anpassa kravnivån efter leverantörens påverkan

Alla kolumner behöver inte fyllas lika djupt för alla leverantörer. Anpassa kravnivån efter leverantörens påverkan på den egna leveransen. En leverantör som står för en kritisk komponent eller hanterar personuppgifter får fler obligatoriska celler och hårdare underlagskrav än en leverantör av enklare förbrukningsmaterial.

Certifieringar påverkar hur mycket egen kontroll som behövs. Enligt SIS kan en leverantörs certifieringar påverka i vilken omfattning man behöver säkerställa styrning och kontroll av deras processer, produkter och tjänster. Andra bolag inom samma koncern, inklusive systerbolag, betraktas samtidigt som externa tillhandahållare och ska leverantörsbedömas på samma sätt om de används.

I offentlig upphandling gäller proportionalitetsprincipen: ett krav på intyg om att leverantören följer ett miljöledningssystem eller en miljöledningsstandard kan vara proportionerligt om kontraktets utförande innebär stor miljöpåverkan. Vid upphandling enligt 19 kap. LOU finns inga särskilda regler om miljöledningssystem eller miljöledningsstandarder.

Bestäm underlaget för varje cell

Ekonomi: begär in senaste årsredovisning och balansräkning och räkna fram soliditet, räntabilitet, likviditet och vinstmarginal. Jämför nyckeltalen med branschgenomsnittet i SCB:s statistikdatabas i stället för att bara se till absoluta tal. Kontrollera samtidigt om leverantören har skulder hos Kronofogden och om årsredovisningen är tillstyrkt.

Kvalitet: begär kopior på relevanta certifieringar. ISO 9001 är måttstock för strukturerat kvalitetsarbete, ISO 14001 täcker miljöledning och ISO 45001 arbetsmiljö; i livsmedelssektorn tillkommer IP Livsmedel. Komplettera med processdokumentation för de processer som påverkar din leverans. IT och dataskydd: informationssäkerhetsrutiner, ISO 27001 och personuppgiftsbiträdesavtal.

Leveransförmåga: dokumenterad historik av leveransprecision och hantering av avvikelser. Hållbarhet och socialt ansvar: miljöledning enligt ISO 14001, socialt ansvar och uppförandekod. Juridisk efterlevnad: skatteregistreringar, F-skatt och avtalsmässiga villkor. Exit: utträdeskostnader, dataportabilitet och uppsägningsklausuler.

Skriv in i tabellen vilket dokument som styrker varje cell, när det begärdes in och vem som granskat det. Då kan en kollega eller revisor gå från en röd cell till underlaget bakom, utan att leta i inköpsavdelningens filstruktur.

Bygg tabellstrukturen med leverantörer som rader och kriterier som kolumner

Lägg leverantörerna som rader och kriterierna som kolumner. Varje cell får tre delar: status (uppfyllt, delvis uppfyllt, ej uppfyllt eller ej bedömt), en kort kommentar och en hänvisning till underlaget – dokumentnamn, datum och var filen finns. Lägg detaljerna i separata flikar per leverantör eller kriterieområde, till exempel ekonomi, certifikat och avvikelser, så att sammanställningen förblir överskådlig.

Ett arbetssätt som fungerar i kalkylprogram är en flik med sammanställningen och en flik med rådata. Microsofts rapport Leverantör – 10 i topp i Business Central bygger på samma princip: Excel-arbetsboken har två kalkylblad, en lista med de främsta leverantörerna och rådatabladet TopVendorData, och uppgifterna presenteras i pivottabeller. Med filter och segment kan du zooma in på en enskild leverantör eller en grupp leverantörer, och kalkylbladen kan användas för att analysera data på olika sätt.

Process för byggnad av jämförelsetabell

Gör tabellen beslutsbar med varningssignaler

Knyt varje möjligt utfall till tabellens innehåll: godkännande när alla obligatoriska celler är uppfyllda och inga varningssignaler finns, villkorat godkännande när avvikelsen gäller ett icke avgörande kriterium som kan åtgärdas inom en angiven tid, avvisning när en avgörande cell inte kan styrkas. Låt statuskolumnen styra, inte helhetsintrycket.

Varningssignaler att lyfta fram i tabellen: låg soliditet – erfarenheten visar att företag med låg soliditet löper hög risk för konkurs – skulder hos Kronofogden, och att både revisorsanmärkning och årsredovisning saknas trots att de efterfrågats, vilket enligt Skatteverkets guide för riskbedömning av leverantörer är en stark varningssignal. På IT- och dataskyddssidan ska uteblivet personuppgiftsbiträdesavtal eller saknad ISO 27001, när kraven ställts, synas som röda celler och vägas in i beslutet.

Uppdatera tabellen löpande

En tabell som fylldes i vid upphandlingen är en ögonblicksbild. En leverantör som godkändes för tre år sedan kan ha förändrats i grunden i ekonomi, ägarstruktur eller kvalitetssystem. Utan löpande kontroll kan du arbeta vidare med en leverantör som inte längre uppfyller dina krav, samtidigt som tabellen fortfarande visar grönt.

Lägg därför in kolumner för senast kontrollerad och nästa kontroll, och knyt intervallerna till när ny information faktiskt uppstår: ekonomi vid ny årsredovisning, certifikat vid förnyelse, IT-säkerhet och dataskydd när tjänsten ändras eller en incident inträffar, leveransförmåga vid upprepade avvikelser. Vid varje revidering uppdateras status, kommentar och hänvisning – annars blir tabellen en historisk beskrivning i stället för ett beslutsunderlag.