Byråupphandling för svenska företag: krav, avtal och kostnader

Vad offentlig upphandling innebär för dig som leverantör

Svenska företag behöver vägledning om krav, avtal och kostnader vid byråupphandling. Vid offentlig upphandling styr lagen processen; vid ett privat byråköp bestämmer företaget själv.

För svenska företag är byråupphandling tre frågor: vilka krav som ställs på byrån, vilket avtal som används och vad tjänsten kostar. Vid offentlig upphandling besvaras de i upphandlingsdokumentet, utvärderingen och avtalet; vid ett privat byråköp sätter företaget själv samma tre punkter.

Offentlig upphandling är offentliga organisationers inköpsprocess och följer särskilda regler. Syftet är konkurrens så att skattemedel används effektivt och företag inom EU kan göra affärer med offentlig sektor på lika villkor, enligt Upphandlingsmyndigheten.

Byråupphandling är samma process för tjänster: köparen beställer ett uppdrag i stället för en vara. Lagen skiljer på byggentreprenadkontrakt och tjänster, och en särskild bilaga förtecknar sociala tjänster och andra särskilda tjänster.

Bilaga 2 förtecknar sociala tjänster och andra särskilda tjänster – den tjänstekategori som ligger närmast många byråuppdrag. För dessa finns ett eget kapitel, 19 kap., om annonspliktiga upphandlingar under tröskelvärdena och om upphandlingar av tjänster enligt bilaga 2.

Lagen har tre bilagor: bilaga 1 Förteckning över byggentreprenadkontrakt, bilaga 2 Förteckning över sociala tjänster och andra särskilda tjänster samt bilaga 3 Definitioner av vissa tekniska specifikationer.

Vid upphandlingar med större värden är annonsering obligatorisk. Då får allmänheten ökad insyn i vad som köps och hur skattemedel används, vilket gör det lättare att kontrollera att inköpen sker på affärsmässiga grunder och inte personliga.

En upphandlande organisation kan inte gå direkt till en tidigare leverantör eller någon de hört gott om. Därför tar offentlig upphandling ofta längre tid än ett privat inköp, särskilt vid stora affärer.

Regelbördan beror på affärens värde. Mindre affärer, direktupphandlingar, liknar ett privat inköp, medan större affärer omfattas av fler regler i upphandlingslagstiftningen.

Reglerna gäller offentliga organisationers inköp. Anlitar ditt företag en byrå för egen räkning gäller inte upphandlingslagstiftningen – du kan vända dig direkt till den byrå du vill använda.

För ett privat byråköp ger lagens indelning ändå en struktur: tekniska krav på det som köps (9 kap.), kvalificering av leverantören (14 kap.), utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt (16 kap.) samt fullgörande av kontrakt (17 kap.).

Enligt Upphandlingsmyndigheten omsätter svensk offentlig upphandling över 1 000 miljarder kronor årligen. Det motsvarar drygt en sjättedel av Sveriges BNP.

Huvudreglerna finns i lag (2016:1145) om offentlig upphandling. Lagen omfattar bland annat tröskelvärden, upphandlingsförfaranden, ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling, annonsering, tidsfrister, kvalificering, utvärdering av anbud, fullgörande av kontrakt samt avtalsspärr och överprövning.

Lagen utfärdades den 1 december 2016 och har ändrats löpande, senast t.o.m. SFS 2026:880. Läs en aktuell version när du hämtar krav, tidsfrister och avtalsvillkor.

Upphandlingsregelverket har fler delar än den lagen. Det finns egna regler för enheter som verkar inom vatten, energi, transporter och posttjänster, och en egen lag för upphandling av koncessioner.

Regelverket bygger på EU:s upphandlingsdirektiv, bland dem direktiv 2014/24/EU om offentlig upphandling och direktiv 2014/25/EU om enheter inom vatten, energi, transporter och posttjänster.

Byråupphandling mot offentlig sektor följer lagen (2016:1145) om offentlig upphandling när köparen är en offentlig organisation. Köper företaget byråtjänsten för egen räkning gäller inte lagen, men indelningen i tekniska krav, kvalificering, utvärdering och fullgörande ger en struktur för krav, avtal och kostnad.

Krav, avtal och kostnader är de tre besluten för byråupphandling. Offentlig upphandling styr processen när köparen är offentlig; ett privat företag sätter kraven, avtalsvillkoren och kostnadsramen själv.

Var affärerna annonseras – och vad som krävs för att delta

Upphandlingar annonseras som regel i elektroniska databaser. Har du inte lämnat anbud tidigare behöver du registrera ett användarkonto för att få tillgång till upphandlingen och upphandlingsdokumentet.

Kommunikationen mellan myndighet och leverantör sker via annonsdatabasen, där du också kan ställa frågor. Frågor och svar blir en del av det gemensamma underlaget, så håll koll på kompletteringar och nya versioner.

Kommuner och kommunala bolag står för sju av tio annonserade upphandlingar, enligt Svenskt Näringsliv. En stor del av affärerna finns alltså nära dig.

Annonserna måste ligga ute en bestämd tid: 21 dagar vid förenklad upphandling och 30 dagar vid öppen upphandling. Räkna baklänges från sista anbudsdag för att hinna sätta samman anbudet.

Även affärer under vissa beloppsgränser, som offentliga aktörer kan hantera som direktupphandlingar, bör annonseras. Bevaka därför även mindre annonser, inte bara de stora.

Förfarandena regleras i 6 kap. om upphandlingsförfaranden och direktupphandling i 19 a kap. Tröskelvärdena i 5 kap. markerar gränsen för vilka regler som gäller för affären. Annonsering, tidsfrister och elektroniska metoder för upphandling har egna kapitel i lagen om offentlig upphandling.

Annonsering av upphandling och inbjudan till anbudssökande regleras i 10 kap., tidsfrister för anbudsansökningar och anbud i 11 kap. och elektroniska metoder för upphandling i 8 kap.

För ett privat byråköp gäller inget av detta: ingen registrering i en annonsdatabas, ingen fast annonseringstid och ingen frågefunktion. Du sätter tidsplanen själv och kan begära in underlag från flera byråer samtidigt.

För ett privat byråköp är jämförelsen det centrala: samma underlag från flera byråer, samma rubriker och samma svarsdag. Referenser, certifieringar, nyckeltal och beskrivning av hur uppdraget utförs är de uppgifter som normalt styr bedömningen.

För byråupphandling betyder detta: hitta annonsen, registrera dig och lämna anbud inom 21 eller 30 dagar. Vid ett privat byråköp väljer företaget i stället byråer, underlag och svarsdag.

Kraven på ditt företag innan du får lämna anbud

Det är i princip den upphandlande myndigheten som bestämmer kraven på leverantörerna. Kraven står i upphandlingsdokumentet, och du måste kunna visa att du uppfyller dem.

Lagen skiljer på krav på leverantören och krav på det som upphandlas. Kapitlet om tekniska krav gäller föremålet för upphandlingen, medan kvalificeringen gäller företaget.

Lagen delar upp det i uteslutning av leverantörer, kvalificering samt egen försäkran och utredning om leverantörer. Uteslutningsgrunderna gäller förhållanden som kan hindra en leverantör från att delta, medan kvalificeringen handlar om att företaget ska ha den kapacitet som efterfrågas.

Kapitlen är 13 kap. om uteslutning av leverantörer, 14 kap. om kvalificering och 15 kap. om egen försäkran och utredning om leverantörer. Kraven på det som upphandlas finns i 9 kap. om tekniska krav.

Normalt lämnar du en egen försäkran om att kraven är uppfyllda, och myndigheten utreder sedan den leverantör som den avser att tilldela kontraktet. Underlaget du lämnar tidigt bör därför hålla hela vägen fram till en eventuell kontroll.

Kontrollen gäller ofta ekonomi, skatter och avgifter, registrering och tidigare erfarenhet. Registreringsbevis, intyg om fullgjorda skatte- och avgiftsskyldigheter och referensuppdrag är vanliga dokument – men utgå alltid från vad som efterfrågas i det enskilda upphandlingsdokumentet.

Lagen ger också skydd till dig som leverantör. En grupp av leverantörer får delta i en upphandling, och en upphandlande myndighet får inte ställa villkor om att gruppen ska ha en viss juridisk form. Det gör det möjligt att gå ihop med en partner för att nå upp till ställda krav.

I 5 § slås fast att en grupp av leverantörer får delta i en upphandling. En upphandlande myndighet får inte ställa villkor om att en sådan grupp ska ha en viss juridisk form.

Miljöhänsyn och sociala hänsyn ska följas vid upphandling, och ställda krav måste gå att följa upp. Du kan därför behöva redovisa hur du uppfyller miljömässiga eller sociala villkor – inte bara intyga att du ställer upp på dem.

Uteslutning gäller förhållanden som kan hindra en leverantör från att delta, och kvalificering handlar om att företaget har den kapacitet som efterfrågas. Det är samma två frågor att ställa om en byrå: finns det hinder, och klarar byrån uppdragets krav?

När ett företag köper en byråtjänst för egen räkning sätter företaget kraven själv. Då avgör byråns kapacitet och uppdragets krav, inte lagens regler om annonsering och konkurrens.

En praktisk kravlista för byråupphandling börjar med två frågor: finns det hinder för byrån att delta, och har byrån kapacitet för uppdraget? Kontrollera ekonomi, skatter och avgifter, registrering och tidigare erfarenhet.

Be om registreringsbevis, intyg om fullgjorda skatte- och avgiftsskyldigheter och referensuppdrag. Utgå från uppdragets krav och den enskilda byråns situation.

Ställ samma krav på alla byråer och dokumentera svaren. Då blir uteslutningsgrunder, kvalificering och egen försäkran jämförbara punkter i byråurvalet.

Kraven på en byrå är desamma som kraven på andra leverantörer: ingen uteslutning och rätt kapacitet. Dokumenten är registreringsbevis, intyg om skatter och avgifter samt referensuppdrag.

Formalia som avgör – så undviker du att anbudet faller

Formalia väger tungt när företag lämnar anbud. All information som myndigheten efterfrågar måste finnas med och stå på rätt plats i anbudet. Ett starkt anbud kan falla på ren formalia – en bilaga i fel dokument, en blankett utan underskrift eller ett svar under fel rubrik.

Konkurrensen är långt ifrån alltid hård. I allmänhet är det få som ger sig in i offentliga upphandlingar, och det vanligaste antalet anbud är bara två. Att uppfylla formalian noggrant blir därför en verklig konkurrensfördel.

Gör en checklista inför varje anbud: alla obligatoriska bilagor, eventuella mallar, krav på underskrift eller elektronisk signering och sista anbudsdag. Kontrollera också att anbudet lämnas via rätt kanal i annonsdatabasen i tid.

Gå igenom upphandlingsdokumentet en gång till och jämför punkt för punkt när anbudet är sammanställt. Ställ frågor via annonsdatabasen i god tid om något är otydligt – svaren gäller alla anbudsgivare och blir en del av underlaget.

Kommunikation, information till leverantörer och dokumentation har ett eget kapitel i lagen, liksom tidsfrister för anbudsansökningar och anbud.

Kommunikationskapitlet är 12 kap. och tidsfristerna för anbudsansökningar och anbud finns i 11 kap.

Samma noggrannhet lönar sig vid ett privat byråköp: begär samma uppgifter från varje byrå och låt dem stå under samma rubriker. Då går underlagen att jämföra punkt för punkt.

För ett privat byråköp blir formalian företagets egen checklista: alla obligatoriska bilagor, eventuella mallar, krav på underskrift eller elektronisk signering och sista svarsdag. Begär samma uppgifter från varje byrå.

Jämför byråerna punkt för punkt under samma rubriker. Då syns skillnader i referenser, certifieringar och beskrivning av hur uppdraget utförs.

Formalian för byråanbud följer anbudets form: bilagor, mallar, underskrift eller elektronisk signering och sista anbudsdag. Vid privat byråköp sätter företaget checklistan.

Så vägs pris och kvalitet när anbuden utvärderas

Upphandlingsdokumentet visar hur anbuden utvärderas. Upphandlarna utgår i huvudsak från pris, förhållandet mellan pris och kvalitet samt livscykelkostnader.

De olika grunderna gynnar olika erbjudanden. Om priset är utvärderingsgrund måste din kalkyl tåla en hård jämförelse.

Om priset ställs mot kvalitet måste du kunna styrka den kvalitet du tar betalt för. Om livscykelkostnaden är avgörande vägs drift, underhåll och återvinning in över tid – då kan en högre inköpskostnad motiveras av lägre kostnader senare.

Vad som ska styrkas varierar, men normalt handlar det om referenser, certifieringar, nyckeltal eller beskrivningar av hur du utför uppdraget. Det som inte kan styrkas i anbudet är svårt att få utvärderingspoäng för.

Reglerna om utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt finns i lagen om offentlig upphandling. Den upphandlande myndigheten måste hålla sig till de utvärderingsgrunder som angetts i förväg.

Kapitlet heter 16 kap. Utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt.

Läs utvärderingsgrunden tidigt och bedöm var dina styrkor ligger. Om upphandlingen premierar pris och du har en högre kostnadsbas kan det vara klokt att avstå och satsa på upphandlingar där kvalitet väger tyngre.

Vid byråköp ligger samma underlag till grund för jämförelsen. Referenser, certifieringar, nyckeltal och en beskrivning av hur uppdraget utförs är det som normalt styr bedömningen av en byrå.

Ett privat företag väljer själv utvärderingsgrund och viktning. Pris, pris i förhållande till kvalitet och livscykelkostnad är de grunder som används vid offentlig upphandling och som går att tillämpa även vid ett eget byråval.

För byråtjänster kan samma utvärderingsgrunder användas: pris, förhållandet mellan pris och kvalitet samt livscykelkostnader. Välj grund och viktning innan byråerna kontaktas.

Referenser, certifieringar, nyckeltal och en beskrivning av hur uppdraget utförs är det underlag som normalt styr bedömningen av en byrå. Det som inte kan styrkas i underlaget är svårt att få poäng för.

För byråtjänster används pris, pris i förhållande till kvalitet eller livscykelkostnad. Referenser, certifieringar, nyckeltal och beskrivning av utförandet styr bedömningen.

Från tilldelning till avtal: ramavtal, samordnad upphandling och avtalsspärr

Efter tilldelningsbeslutet börjar den del som avgör om affären faktiskt blir av. Lagen om offentlig upphandling har särskilda kapitel för ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling, för fullgörande av kontrakt samt för avtalsspärr, överprövning och skadestånd.

Kapitlen bakom avtalsdelen är 7 kap. om ramavtal, inköpscentraler och annan samordnad upphandling, 17 kap. om fullgörande av kontrakt, 20 kap. om avtalsspärr, överprövning och skadestånd och 21 kap. om tillsyn och upphandlingsskadeavgift.

Utöver avtalsspärr och överprövning innehåller lagen ett kapitel om tillsyn och upphandlingsskadeavgift.

Ramavtal är en vanlig avtalsform när beställningar ska göras löpande under en period. I stället för ett enskilt kontrakt tecknas avtal med en eller flera leverantörer, och de upphandlande organisationerna beställer inom ramen för avtalet.

Ramavtal ger återkommande affärer. Det kräver att prislistor, rutiner och kapacitet håller under hela avtalsperioden.

Samordnad upphandling via en inköpscentral innebär att flera organisationer går samman om samma upphandling. Avtalet blir större, men beställaren är inte en enskild kommun – avtalsvillkor och rutiner måste fungera för flera parter samtidigt.

Lagen har ett eget kapitel om fullgörande av kontrakt.

Avtalsspärr, överprövning och upphandlingsskadeavgift hör till den offentliga upphandlingen. Vid ett privat byråavtal gäller inte upphandlingslagstiftningen.

Ett byråavtal behöver svara på hur ändrad omfattning hanteras och vem som utför arbetet.

Ramavtal kan användas även för byråtjänster när beställningar ska göras löpande under en period. Det kräver att prislistor, rutiner och kapacitet håller under hela avtalsperioden.

För ett privat byråavtal är avtalsvillkoren ändrad omfattning, underleverantörer och totalbelopp exklusive mervärdesskatt. Avtalsspärr och överprövning hör till offentlig upphandling.

Ett byråavtal behöver reglera ändrad omfattning, underleverantörer och totalbelopp exklusive mervärdesskatt. Vid offentlig upphandling tillkommer avtalsspärr och överprövning; vid privat köp börjar arbetet när parterna är överens.

Kostnader och affärsvärde: räkna hem arbetet med anbudet

Värdet av ett kontrakt motsvarar det totala beloppet exklusive mervärdesskatt. Siffran styr vilka regler som gäller och ska räknas på hela avtalsperioden – inte på ett enskilt år eller en enskild beställning.

Offentliga aktörer köper varor och tjänster av företag för över 900 miljarder kronor årligen, enligt Svenskt Näringsliv. En stor del av affärerna görs på lokal nivå.

Värdet avgör också om upphandlingen behöver annonseras, eftersom tröskelvärdena markerar gränsen för vilka regler som gäller. Mindre affärer kan hanteras som direktupphandling och liknar då mer ett vanligt inköp, medan större affärer omfattas av fler regler i upphandlingslagstiftningen.

Beloppsgränserna för när olika regler gäller står i 5 kap. om tröskelvärden, och direktupphandling regleras i 19 a kap.

Räkna hem anbudsarbetet innan du satsar tid. Hur stort är kontraktet över hela avtalsperioden? Hur många anbud brukar komma i den här typen av upphandling – det vanligaste antalet är bara två, vilket ger en realistisk bild av konkurrensen? Vilka krav på kvalificering, försäkringar och garantier måste vi uppfylla, och vad kostar det oss?

Ta med kostnader som inte syns i anbudspriset. Det kan vara tid för handlingar och referenser, eventuella certifieringar, administration kring avrop och fakturering samt kostnaden för att hålla utlovad kapacitet under avtalstiden.

Väg chansen att vinna mot kostnaden att delta och se det som en löpande kalkyl snarare än ett engångsbeslut. Om du justerar kalkylen efter varje lämnat anbud blir det lättare att avgöra vilka upphandlingar som är värda att satsa på.

Om kraven eller affärens omfattning ligger utanför det ni kan leverera kan det vara billigast att avstå. Avstå då tidigt, innan anbudsarbetet har börjat.

Samma räknesätt gäller en byråtjänst: utgå från totalbeloppet exklusive mervärdesskatt över hela avtalsperioden, inte från första årets eller en enskild beställnings kostnad.

För byråtjänster är kontraktsvärdet det totala beloppet exklusive mervärdesskatt över hela avtalsperioden. Räkna på hela perioden, inte på första årets eller en enskild beställnings kostnad.

Utvärderingsgrunderna pris, pris i förhållande till kvalitet och livscykelkostnad kan användas för att jämföra byråers kostnader. Om livscykelkostnaden är avgörande vägs drift, underhåll och återvinning in över tid.

Ta med tid för handlingar och referenser, eventuella certifieringar, administration kring avrop och fakturering samt kostnaden för att hålla utlovad kapacitet under avtalstiden. Samma poster gäller när ett företag köper byråtjänst.

För byråtjänster är kontraktsvärdet totalbeloppet exklusive mervärdesskatt över hela avtalsperioden. Priset bestäms i anbudet; utöver det tillkommer tid för handlingar, certifieringar, administration och kapacitet under avtalstiden.

Viktiga siffror för offentlig upphandling i Sverige